Văn phòng

A. Vị trí và chức năng
Văn phòng là đơn vị trực thuộc Trung tâm Quan trắc môi trường miền Nam (sau đây gọi tắt là Trung tâm) có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm Quan trắc môi trường miền Nam (sau đây gọi tắt là Giám đốc) thực hiện công tác: tổng hợp, hành chính; văn thư, lưu trữ; quản trị công sở; kế hoạch; tài chính; tổ chức cán bộ; khoa học, công nghệ, chuyển đổi số và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực môi trường thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Trung tâm.
B. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Về công tác tham mưu, tổng hợp:
a) Chủ trì xây dựng, trình Giám đốc ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm và nội quy, quy chế khác liên quan đến công tác văn phòng của Trung tâm; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt; 
b) Xây dựng, trình Giám đốc ban hành Chương trình công tác hàng năm của Trung tâm và theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Trung tâm thực hiện sau khi được phê duyệt;
c) Xây dựng lịch công tác hàng tuần của lãnh đạo Trung tâm; chủ trì tổng hợp, xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của Trung tâm và các báo cáo đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Trung tâm; thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm đến các đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
2. Về công tác văn thư, lưu trữ
a) Chủ trì xây dựng và trình Giám đốc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của Trung tâm; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện sau khi quy chế được ban hành;
b) Tổ chức tiếp nhận, chuyển văn bản đi, văn bản đến của Trung tâm; bảo quản, sử dụng con dấu, tài khoản văn thư và chữ ký số của Trung tâm theo quy định;
c) Tổ chức thực hiện phân loại, lưu trữ, bảo mật hồ sơ, văn bản, tài liệu của Trung tâm theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các đơn vị trực thuộc Trung tâm; tổng hợp, báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
3. Về công tác kế hoạch:
a) Xây dựng và trình Giám đốc kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm của Trung tâm; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Trung tâm;
b) Rà soát, tổng hợp và trình dự toán ngân sách nhà nước hàng năm; 
c) Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch hàng năm, giai đoạn các nhiệm vụ, đề tài, dự án của các đơn vị trực thuộc Trung tâm; đầu mối tổ chức công tác kiểm tra, nghiệm thu cấp cơ sở các dự án, nhiệm vụ, đề tài của Trung tâm
d) Trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu; đầu mối tổ chức công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu thực hiện các gói thầu thuộc các nhiệm vụ, dự án của Trung tâm; 
4. Về công tác tài chính, kế toán:
a) Tổng hợp, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện tài chính hàng năm;
b) Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài vụ của đơn vị sử dụng ngân sách; theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện tài chính, kế toán; lập báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của đơn vị sử dụng ngân sách đối với các nguồn kinh phí, vốn đầu tư tại Trung tâm; báo cáo tự chủ định kỳ của Trung tâm theo quy định;
c) Kiểm tra hồ sơ chứng từ thanh toán gốc, các điều khoản về thanh toán, thuế và pháp nhân của các hợp đồng theo quy định trước khi trình Giám đốc phê duyệt; hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Trung tâm thực hiện công tác thanh toán, quyết toán theo đúng quy định;
d) Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, phương án tự chủ hàng năm và giai đoạn của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
e) Trình Giám đốc phê duyệt Quyết định công khai dự toán, ngân sách, tài sản hàng năm.
5. Công tác quản trị công sở:
a) Chủ trì xây dựng, trình Giám đốc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng tài sản công của Trung tâm và hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi được ban hành.
b) Đầu mối rà soát, tổng hợp tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng; xe ô tô phục vụ công tác các chức danh, xe ô tô phục vụ công tác chung và định mức sử dụng diện tích chuyên dùng; quản lý trụ sở và xây dựng phương án sắp xếp, phân bổ diện tích, phòng làm việc của các đơn vị trong Trung tâm theo quy định.
c) Đầu mối quản lý và theo dõi tình hình sử dụng, biến động về tài sản; thực hiện chế độ về báo cáo tài sản theo quy định hiện hành; xây dựng kế hoạch và thực hiện sửa chữa, mua sắm trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất đảm bảo điều kiện làm việc của Lãnh đạo Trung tâm và các đơn vị trực thuộc Trung tâm theo quy định; thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ trụ sở; văn hóa công sở; vệ sinh môi trường; phòng chống cháy nổ tại các đơn vị trực thuộc Trung tâm; an toàn lao động; phòng chống thiên tai;
d) Đầu mối tổ chức thực hiện dự án đầu tư công theo sự phân công của Giám đốc;
e) Thực hiện mua sắm công cụ, dụng cụ và vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động chuyên môn của Trung tâm.
6. Về công tác tổ chức, cán bộ:
a) Xây dựng và trình Giám đốc ban hành chương trình, kế hoạch, quy chế, quy định về tổ chức cán bộ của Trung tâm; hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
b) Về tổ chức bộ máy và số lượng người làm việc:
- Xây dựng dự thảo đề án về tổ chức bộ máy của Trung tâm; 
- Xây dựng dự thảo quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm; xây dựng dự thảo và trình Giám đốc trình Cục trưởng ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm trực thuộc Trung tâm; xây dựng và trình Giám đốc ban hành quyết định quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng, các phòng trực thuộc Trung tâm.
- Xây dựng và trình Giám đốc ban hành đề án vị trí việc làm theo chức danh nghề nghiệp Trung tâm; 
- Xây dựng và trình Giám đốc ban hành kế hoạch tuyển dụng và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
c) Về quản lý viên chức và người lao động:
- Thực hiện công tác quy hoạch viên chức quản lý cấp phòng và tương đương thuộc Trung tâm theo từng giai đoạn; 
- Trình Giám đốc ban hành quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm, xin từ chức, thôi giữ chức danh lãnh đạo, quản lý; điều động, chuyển công tác, định kỳ chuyển đổi vị trí công tác theo phân cấp; thực hiện trình tự, thủ tục kỷ luật đối với viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc theo quy định; 
- Thực hiện quy trình, thủ tục quản lý, sử dụng viên chức và người lao động theo quy định của pháp luật;
- Hướng dẫn, tổng hợp công tác đánh giá viên chức, người lao động hàng năm đối với các đơn vị trực thuộc Trung tâm; 
- Trình Giám đốc văn bản về việc cử viên chức, người lao động thuộc Trung tâm đi công tác, giải quyết việc riêng ở nước ngoài theo quy định của pháp luật và phân cấp về quản lý công chức, viên chức của Bộ Nông nghiệp và Môi trường;
- Quản lý hồ sơ viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Trung tâm;
d) Về đào tạo, bồi dưỡng: Xây dựng, trình Giám đốc ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức, người lao động của Trung tâm và tổ chức thực hiện sau khi được ban hành; 
đ) Về chế độ, chính sách, lao động và tiền lương:
- Lập danh sách viên chức có đủ tiêu chuẩn, điều kiện xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức xem xét, quyết định cử viên chức dự thi hoặc xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp, gửi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tổ chức thi hoặc xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp theo thẩm quyền quy định;
- Thực hiện bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp viên chức, thay đổi chức danh nghề nghiệp viên chức, thực hiện việc nâng bậc lương, xếp lương đối với viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền của Giám đốc; 
- Xây dựng, trình Giám đốc thông báo, quyết định nghỉ hưu đối với viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Giám đốc;
e) Về thi đua, khen thưởng:
- Tuyền truyền, hưởng ứng tổ chức phong trào thi đua của Cục;
- Hướng dẫn việc thực hiện các chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng đối với các đơn vị trực thuộc Trung tâm; phát hiện, đề xuất xây dựng và nhân rộng các điển hình tiên tiến; kiến nghị cải tiến, đổi mới công tác thi đua, khen thưởng; tham mưu giúp Giám đốc sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua của Cục theo quy định;
- Thẩm định, trình Giám đốc xem xét, khen thưởng theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng cho các tập thể, cá nhân thuộc Trung tâm theo quy định.
- Đôn đốc và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Trung tâm về công tác thi đua, khen thưởng.
g) Giúp Giám đốc thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác kê khai tài sản cá nhân, quy định về minh bạch tài sản theo quy định của pháp luật; thực hiện quy chế Dân chủ ở cơ sở theo quy định.
7. Về công tác cải cách hành chính:
a) Xây dựng và trình Giám đốc ban hành chương trình, kế hoạch hàng năm về cải cách hành chính; hướng dẫn, đôn đốc, tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt. 
b) Chủ trì thực hiện nội dung cải cách hành chính về công tác quản lý, điều hành, tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong kế hoạch cải cách hành chính của Trung tâm. 
c) Xây dựng và trình Giám đốc ban hành Chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
8. Về khoa học, công nghệ, chuyển đổi số và hợp tác quốc tế: 
a) Đầu mối tổng hợp và giúp Giám đốc quản lý các hoạt động về khoa học, công nghệ, chuyển đổi số và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực môi trường;
b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng và tổ chức triển khai các dự án hợp tác quốc tế về môi trường theo phân công của Giám đốc;
c) Xây dựng, trình Giám đốc chương trình, kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm của Trung tâm; hướng dẫn, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
9. Tổ chức các sự kiện, hội thảo, hội nghị và tập huấn; tiếp đón các đoàn khách theo sự phân công của Giám đốc. 
10. Tham gia thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ trong lĩnh vực môi trường theo sự phân công của Giám đốc.
11. Thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được phân công.
12. Quản lý viên chức, người lao động và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định.
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.